El manual de usuario y su importancia

¿Por qué es tan importante el uso de un “manual de usuario” en una empresa?

Para comenzar daremos su definición y su objetivo, porque fueron diseñados y cual es su propósito. 

Entonces, un manual es una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo. Un usuario es, por otra parte , la persona  que usa ordinariamente algo o que es destinataria de un servicio.

El manual de usuario es un documento técnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios, generalmente son incluídos a dispositivos electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet.

En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados,ofrece una recopilación de las preguntas y respuestas más solicitadas por los visitantes o usuarios de un sitio web. Aclaran dudas de forma rápida, sin leer grandes textos y además evitan que se recurra continuamente al servicio técnico.

Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento. 

Donde no hubieran inventado este tipo de ayuda, y al comprar cualquier producto, no podríamos utilizarlo de la manera correcta de lógica tendríamos que llamar a un especialista del tema, esto representaría un gasto económico, que no está dentro del valor pago por la compra del producto.

Para Enrique B. Franklin los manuales administrativos son “documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”. 

Los manuales de usuario sufren de un fenómeno muy particular, que tiene matices cómicos a la vez que finales trágicos: muy poca gente los consulta. Por lo general, la decisión de no leer un manual está íntimamente relacionada con la personalidad, con el tipo de persona, y no se da espontáneamente; en otras palabras, existen quienes nunca lo hacen y quienes no acaban de desenvolver el producto hasta que no han estudiado sus funciones de la a a la z.

Entonces concluimos sabiendo que el manual de usuario es una herramienta muy importante en la empresa que sea. Hay personas que lo buscan, otras no, pero es una parte importante de cada empresa, ya que allí explica cada procedimiento de alguno de sus servicios, hasta sirve para dentro de la misma empresa, como algunas personas lo utiliza. Al llegar una nueva persona a la empresa, algunos lo primero que hacen es dejar que la persona lea de principio a final el manual así entender toda la empresa.

Es algo que dejó de usarse a la llegada del internet, ya que muchos le consultan todo a Google, pero debemos volver a repensar su importancia en cada negocio. 

Manual de usuario Beglobber.pdf (4,85 mb)